Prima di avviare la configurazione, accedi alla piattaforma Legalmail Webmail e inserisci UserID e Password.

Legalmail si presenta con due barre orizzontali e un’area centrale: il contenuto dell’area centrale varia in base alle dimensioni della finestra e alla tipologia di contenuti. Sopra quest’area si trova la barra che contiene i pulsanti con le azioni effettuabili sugli elementi sottostanti:

• il logo
• le sezioni di contenuti della tua casella
• le impostazioni della casella

Posta

1) Homepage

La sezione che viene visualizzata in automatico al momento dell’accesso a Legalmail è la Posta in arrivo.

In base al tipo di dispositivo utilizzato (PC, smartphone, ecc.) e alla dimensione della finestra, la visualizzazione può variare, ed in particolare può presentare:

1. tre pannelli: è la vista più completa e quella alla quale si riferisce questa guida. In questa visualizzazione l’area centrale è divisa in tre pannelli verticali, ognuno dei quali presenta il contenuto dell’elemento selezionato nel pannello posto alla sinistra, in particolare:

   • il primo pannello a sinistra contiene l’elenco delle caselle di posta attive e delle relative cartelle;
   • il secondo presenta l’elenco di messaggi contenuti nella cartella selezionata nel pannello precedente;
   • il terzo pannello contiene il dettaglio del messaggio selezionato nell’elenco dei messaggi;

2. due pannelli: sono presenti la sezione contenente l’elenco dei messaggi e quella del dettaglio. Rimane attivo il pulsante con le altre informazioni;

3. un pannello: viene visualizzato solo l’elenco dei messaggi, il quale, al momento della selezione di uno di questi, viene sostituito dal dettaglio del messaggio selezionato. L’elenco delle cartelle, le impostazioni e le informazioni sulla casella, sono accessibili mediante pulsante.

Questi pannelli, nella versione desktop, sono ridimensionabili fra di loro e studiati per mantenere un corretto equilibrio dimensionale compatibilmente con i pixel a disposizione dello schermo utilizzato. Quindi è normale che con diverse risoluzioni dello schermo e dell’eventuale valore di zoom impostato sul browser, il grado di ridimensionamento dei pannelli possa variare.

2) Cartelle

All’interno della casella di posta elettronica vengono visualizzate le cartelle in esse contenute.

• Posta in arrivo: identifica il contenitore dei messaggi ricevuti da altre caselle;
• Bozze: ospita al suo interno tutti i messaggi salvati durante il processo di scrittura (con l’apposito “Salva” presente nella schermata di “Nuovo Messaggio”), ma che non sono stati spediti tramite il pulsante “Invia”;
• Spedite: contiene i messaggi inviati, se hai deciso di salvare in automatico una copia al momento dell’invio (operazione effettuabile dal menu delle Impostazioni);
• Posta indesiderata: contiene i messaggi contrassegnati come spam;
• Cestino: mantiene i messaggi eliminati, ma senza cancellarli definitivamente. È possibile configurare la modalità di eliminazione dei messaggi nella scheda Generale del menù Impostazioni, accessibile cliccando sull’icona a forma di ingranaggio posizionata nella parte in alto a destra. 

3) Messaggi

Tipologia di messaggi

I messaggi presenti nella casella possono essere:

• Messaggi PEC: sono i messaggi ricevuti da una casella di Posta Certificata. Lo scambio di messaggi tra caselle PEC avviene mediante meccanismi più complessi della posta non certificata. Ulteriori approfondimenti sul funzionamento della PEC, sono presenti alla pagina dedicata Legalmail.it/info.

• Posta ordinaria (non PEC): sono i messaggi che sono stati ricevuti da caselle di posta non certificata; quando si riceve un tale messaggio non viene inviata al mittente la Ricevuta di avvenuta consegna.

Se non si vuole ricevere messaggi da caselle di posta ordinaria, è possibile richiedere all’amministratore di modificare le impostazioni della casella. Si ha quindi l’opportunità, in qualsiasi momento, di scegliere se ricevere o meno messaggi da caselle di posta ordinaria, mantenendo però sempre la possibilità di spedire messaggi a tali caselle.

Il messaggio ricevuto da una casella di posta elettronica ordinaria viene inserito in una busta di anomalia (come indicato nella sezione Visualizzare la busta di un messaggio).

• Messaggi inviato: il messaggio identificato da tale etichetta è un messaggio inviato dalla casella di posta.

• Ricevuta di accettazione: la ricevuta di accettazione attesta che il proprio gestore di posta elettronica certificata ha validato e accettato il messaggio che è stato inviato, certificando la data e l’ora dell’evento. La ricevuta di accettazione non conferma l’avvenuta consegna del messaggio alla casella destinataria.

• Ricevuta di avvenuta consegna: le ricevute di avvenuta consegna sono i messaggi inviati dal server di posta della PEC del destinatario del proprio messaggio, non appena recapitato nella casella di destinazione. La ricevuta di avvenuta consegna non attesta che il destinatario ha letto il messaggio, ma solo che il messaggio è all’interno della sua casella di posta elettronica certificata; non si ottiene ricevuta di consegna per messaggi inviati a caselle non certificate.

• Avviso di mancata consegna: se si verifica un errore nella fase di consegna del messaggio ad una casella PEC, il sistema genera un avviso di mancata consegna che viene recapitato al mittente con l’indicazione dell’errore riscontrato. Le casistiche più comuni sono:

  • casella destinataria inesistente;
  • casella destinataria piena.

• Avviso di mancata consegna per virus informatico: qualora il server del gestore del destinatario del messaggio, nel momento in cui deve prendere in carico il messaggio rileva la presenza di un virus rifiuta la trasmissione e il gestore di posta restituisce al mittente un avviso che ne descrive le motivazioni.

• Preavviso di mancata consegna per superamento dei tempi massimi previsti: si riceve questo avviso quando il gestore del destinatario del messaggio che si sta inviando non ha risposto nelle dodici ore successive all’accettazione con una presa in carico o con la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio.

• Avviso di mancata consegna per superamento dei tempi massimi previsti: si riceve questo avviso quando il gestore del destinatario del messaggio che si sta inviando non ha risposto nelle ventiquattro ore successive all’accettazione con la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio.

• Avviso di non accettazione per eccezioni formali: si riceve questo avviso quando il proprio gestore di posta non ha potuto procedere con l’inoltro del messaggio a causa del mancato superamento dei controlli formali su di esso. Le casistiche più comuni sono:

  • presenza di un destinatario in copia nascosta (campo CCN o BCC);
  • assenza di almeno un destinatario diretto (campo A o TO);
  • messaggio di dimensioni eccessive;
  • messaggio con troppi destinatari;
  • messaggio a destinatari non consentiti;
  • messaggio mal formato.

Legalmail è strutturata in modo da aiutare a superare i controlli di questo tipo (ad esempio non contiene il campo CCN o BCC). Per ulteriori informazioni è possibile consultare il manuale operativo.

• Avviso di non accettazione per virus informatico: se il gestore del mittente riceve messaggi nei quali rileva virus informatici, è tenuto a non accettarli, e quindi invia al mittente un avviso nel quale specifica che non può prendere in carico la trasmissione a causa di tale rilevazione.

• Delivery Status Notification – DSN: i messaggi che vengono recapitati con questo oggetto sono messaggi che si ricevono se si verifica un errore nella fase di consegna del messaggio ad una casella di posta ordinaria. All’interno della notifica è possibile trovare l’indicazione dell’errore riscontrato. Le casistiche più comuni sono:

  • casella destinataria inesistente;
  • casella destinataria piena.

- Lista messaggi

La lista dei messaggi contenuti nella casella è visibile all’interno del secondo pannello dell’interfaccia. Le operazioni, che si possono eseguire sulla lista messaggi, sono disponibili mediante i pulsanti presenti nella parte alta del pannello; al passaggio del puntatore del mouse, compaiono dei testi (tooltip) che descrivono la funzione specifica. É possibile, ad esempio:

1. selezionare tutti i messaggi presenti nella lista, oppure deselezionare quelli attualmente selezionati.
2. aggiornare la lista dei messaggi contenuti nella cartella selezionata (l’aggiornamento viene eseguito in automatico ogniqualvolta ci si sposta tra le cartelle);
3. stampare la lista dei messaggi contenuti nella cartella selezionata;
4. modificare l’attuale ordine dei messaggi presenti nella lista, scegliendo un ordinamento crescente/decrescente per data, alfabetico in base al contenuto dell’oggetto o alfabetico in base al mittente;
5. è possibile visualizzare i messaggi della cartella selezionata in modalità “Lista Estesa” o “Lista Compatta”. Con la prima opzione viene visualizzato il mittente, l’oggetto e una parte del messaggio; con la seconda solo il mittente e l’oggetto;
6. scegliere di vedere solo una certa tipologia di messaggi presenti in cartella (menu a tendina “Tutti i messaggi”);
7. tre Puntini:
   • segnare un messaggio non ancora aperto come letto (il messaggio viene comunque segnato come letto dopo l’apertura o dopo qualche secondo dalla visualizzazione dell’anteprima nel terzo pannello);
   • segnare un messaggio che già risulta letto come non letto;
   • segnare spam/non spam;
   • sposta;
   • stampare il messaggio;
   • eliminare il messaggio. Il risultato dell’operazione “Elimina”, varia a seconda delle impostazioni scelte dall’utente, spostandolo nell’etichetta Cestino o eliminandolo definitivamente.

È possibile la navigazione fra le pagine tramite le frecce corrispondenti poste al di sotto dell'elenco messaggi. Il numero riportato sul quadratino corrisponde alla pagina che viene visualizzata e può essere modificato manualmente digitando il numero di pagina che si desidera visualizzare e premendo invio.

- Visualizzare i nuovi messaggi ricevuti

Legalmail effettua un aggiornamento automatico dei messaggi in arrivo ogni volta che si seleziona la cartella “Posta in arrivo” e visualizza il contenuto della cartella nel pannello con la lista dei messaggi.

Si può aggiornare la lista messaggi con il tasto “Aggiorna” posizionato sopra la lista dei messaggi.

Operazioni sul messaggio

- Selezionare un messaggio

Legalmail permette la selezione puntuale di un messaggio mediante un clic su un punto qualsiasi del messaggio all’interno dell’elenco. La selezione sarà evidenziata da un cambiamento di colore della riga, e la comparsa di un segno di spunta accanto all’oggetto del messaggio.

Qualora si volessero selezionare più messaggi in contemporanea, si dovranno inserire manualmente i segni di spunta nei relativi spazi predisposti per accoglierli, presenti accanto all’oggetto di ogni messaggio.

La selezione/deselezione di tutti i messaggi presenti nell’elenco è facilitata da un unico pulsante, come spiegato nella sezione Lista messaggi.

- Visualizzare il contenuto di un messaggio

Per visualizzare il contenuto di un messaggio è necessario selezionarlo. L’anteprima del contenuto di un messaggio è presente nel pannello di Dettaglio a destra.

Per visualizzare il contenuto di un messaggio in modo esteso è possibile aprire il messaggio con un doppio clic su di esso, oppure utilizzare le frecce in basso a destra che consentono l’estensione dell’area. Sia in modalità “anteprima” che “apertura” del messaggio, è possibile effettuare delle operazioni sui messaggi.

Il tipo di operazioni varia a seconda dello stato del messaggio (ad esempio inviato, ricevuto o bozza) e sono accessibili mediante i pulsanti posti sopra il pennello Dettaglio e le cui funzionalità sono descritte da testi (tooltip) che compaiono al passaggio del cursore.

- Visualizzare la busta di un messaggio

I messaggi ricevuti nella propria casella di posta elettronica certificata, siano essi provenienti da caselle PEC o di posta ordinaria, vengono racchiusi in buste.

In particolare, i messaggi provenienti da caselle PEC sono racchiusi in buste di trasporto create e firmate digitalmente dal gestore di posta elettronica certificata del mittente, nelle quali è contenuto il messaggio originale e i dati di certificazione. I messaggi provenienti da caselle di posta ordinaria, prima della consegna in casella, vengono racchiusi nelle buste di anomalia.

Quando in Legalmail si seleziona un messaggio in una casella, viene mostrato direttamente il messaggio originale così come inviato dal mittente.

Per visualizzare la busta in cui il messaggio originale è stato accluso, è necessario selezionare il link “Vedi busta di trasporto”.

- Rispondere ad un messaggio

Per inviare una risposta ad un messaggio ricevuto, è possibile utilizzare i pulsanti presenti nella barra delle azioni. Nello specifico è possibile:

• rispondere al solo mittente del messaggio originario ed è indicato dal tooltip “Rispondi”;
• inviare la risposta anche ai destinatari che leggevano in copia il messaggio originario. Il pulsante è accompagnato dal tooltip “Rispondi a tutti”. Il clic su uno dei pulsanti di risposta apre il popup per la composizione di un messaggio, il quale avrà alcuni campi già compilati con i dati ereditati dal messaggio originario.

In particolare:

• il destinatario sarà il mittente del messaggio originario;
• gli indirizzi in CC, qualora si sia scelto “Rispondi a tutti” saranno quelli presenti nel messaggio originario;
• l’oggetto del messaggio sarà modificato inserendo il prefisso “RE” prima dell’oggetto originario, in modo da evidenziare che si tratta di una risposta, e verrà visualizzato il simbolo della freccia in corrispondenza della data di ricezione del messaggio;
• il testo conterrà copia del messaggio originario, al quale potrà essere aggiunto il testo di risposta. É possibile modificare i dati preinseriti o aggiungerne di ulteriori, infatti le operazioni concesse su un messaggio di risposta, sono le stesse permesse durante la composizione di un messaggio.

- Inoltrare un messaggio

Per inviare ad un secondo destinatario il messaggio ricevuto da un mittente, è possibile inoltrarlo mediante il pulsante contrassegnato dall’icona di una freccia verde.

In particolare, dopo aver selezionato il messaggio che si desidera inoltrare, il clic sul relativo pulsante apre la composizione, con il campo “Oggetto” già presente, e copia del testo originario all’interno del corpo del messaggio. L’inoltro inserirà la sigla “FWD” prima dell’oggetto del messaggio originario e verrà visualizzato il simbolo della freccia in corrispondenza della data di ricezione del messaggio.

- Cancellare un messaggio

Una volta selezionato un messaggio, è possibile cancellarlo cliccando sull’icona a forma di cestino che compare sopra la sezione Dettaglio al momento dell’apertura o della visualizzazione dell’anteprima.

- Spostare un messaggio

Una volta selezionato un messaggio, è possibile spostarlo in una casella diversa rispetto a quella in cui si trova, senza duplicazione della stessa. La scelta della voce “Sposta” presente nel menu, provocherà l’apertura di una finestra nella quale scegliere la nuova casella di destinazione.

- Cercare un messaggio

Tramite il pulsante “Cerca”, posto in alto a destra, è possibile effettuare la ricerca di uno specifico messaggio all’interno della propria casella.

Aprendo il modulo di ricerca, è necessario compilare almeno un campo, e scegliere una o più cartelle nelle quali cercare. Cliccando sul tasto “Selezione” posto sulla destra è possibile selezionare o deselezionare tutte le cartelle contemporaneamente. La compilazione dei campi o l’inserimento dei filtri per data aumenta le condizioni che i risultati devono rispettare, restringendo di conseguenza i risultati della ricerca. È, però, possibile scegliere se i risultati della ricerca devono rispettare tutte le condizioni, o almeno una di quelle inserite. Il pulsante “Cerca” fa partire la ricerca, chiude la maschera e mostra la lista dei risultati.

A questo punto, l’area centrale continuerà ad essere divisa in tre pannelli, i quali conterranno rispettivamente:

• i parametri impostati per la ricerca;
• l’elenco dei messaggi che rispettano i parametri impostati;
• l’anteprima del messaggio selezionato.

I parametri possono essere modificati tornando al form di ricerca, mediante il link “Modifica Ricerca” presente nel pannello che contiene i parametri impostati, oppure mediante il pulsante “Cerca” utilizzato per avviare la prima ricerca.

Comporre e inviare un messaggio

Scrivere un nuovo messaggio utilizzando Legalmail è molto semplice, basta cliccare sull’apposito pulsante “Nuovo Messaggio”. La composizione del messaggio è data dall’inserimento di tutte le informazioni necessarie per l’invio, ed ogni campo ha le proprie caratteristiche.

Ad ogni modo, Legalmail non consente l’invio di un messaggio che non rispetti i vincoli della messaggistica di posta certificata, agevolando l’utente nella modifica di un messaggio che altrimenti potrebbe essere rifiutato dal sistema.

Destinatario

Il destinatario è colui al quale verrà inviato il messaggio. L’inserimento del suo indirizzo deve avvenire nel campo “A”, ma viene data la possibilità di inserire più di un indirizzo. Dopo ogni indirizzo inserito, è necessario premere “INVIO” affinché il sistema consideri concluso l’inserimento dell’indirizzo.

Se, invece, si vuole che altri sappiano che si è inviato un messaggio al destinatario, è necessario inserirli nel campo “Cc”, che identifica, appunto, chi legge in copia il messaggio. La PEC non consente l’uso di destinatari in copia nascosta e per tale motivo Legalmail è sprovvista di questo campo.

Se si è provveduto a memorizzare degli indirizzi all’interno della rubrica presente in casella, iniziando la compilazione il sistema mi fornirà dei suggerimenti sul nominativo da inserire.

L’invio ad un contatto presente in rubrica può essere effettuato anche utilizzando lo specifico pulsante presente nella schermata di dettaglio del contatto nella sezione Rubrica.

Oggetto del messaggio

Il campo oggetto dovrebbe identificare sinteticamente il contenuto del messaggio. Per tale motivo, sono da preferire descrizioni brevi ma esplicative.

È possibile inviare un messaggio senza oggetto, ma non è consigliato. 

Testo del messaggio (contenuto e formattazione)

All’interno dell’area di testo è possibile scrivere il messaggio e, mediante i pulsanti posti nella parte superiore dell’area, è possibile formattarlo come si preferisce.

Firma

La firma è un testo predefinito che viene inserito in automatico nella parte finale di ogni messaggio spedito dalla propria casella. Il testo da inserire nella firma deve essere inserito nella sezione Impostazioni della casella. 

Salvataggio bozza

Una volta scritto il messaggio, tutto o in parte, è possibile decidere di inviarlo successivamente e nel frattempo mantenere le modifiche apportate, cliccando sul pulsante raffigurante un dischetto e salvando il messaggio nella cartella Bozze.

Aggiunta allegato

Al messaggio possono essere allegati uno o più file, di qualsiasi tipo e di una grandezza totale tale da non superare quelle consentite dalla normativa PEC, come riportato nel manuale operativo (link manuale).

Una volta allegato il file, qualora si cambiasse idea, è possibile eliminarlo mediante la “X” presente accanto al nome del file, visibile sotto l’area di testo.

Cancellazione

Si può procedere ad eliminare il messaggio che si sta componendo, oppure la sua bozza (se precedentemente era stato effettuato un salvataggio), mediante il pulsante a forma di cestino.

Tipologia di ricevuta

Durante la composizione di un messaggio, è possibile anche scegliere dall’apposito menu a tendina in basso a destra, la tipologia di ricevuta di avvenuta consegna che si desidera ricevere dal server del destinatario.

Nello specifico, esistono 3 tipi diversi di ricevuta di avvenuta consegna:

1. con la Ricevuta Completa (standard), si riceve dal sistema di posta elettronica certificata un messaggio di notifica dell'avvenuto inserimento del messaggio inviato nella casella di posta elettronica certificata del destinatario. Nel caso usuale il sistema invia una ricevuta completa con, in allegato, i dati di certificazione e il messaggio originale per i destinatari diretti in 'to (a)';

2. la Ricevuta Breve, che ha lo scopo di ridurre i flussi di trasmissione della Posta Elettronica Certificata, soprattutto in quei casi in cui la mole di documenti e di messaggi scambiati è molto consistente. Per questo, la Ricevuta Breve contiene, in allegato, i dati di certificazione e solo un estratto del messaggio originale. È indispensabile, in questo caso, conservare il messaggio originale se si reputa che sia necessario dimostrare, oltre all'invio e alla avvenuta consegna del messaggio nella casella del destinatario, anche il contenuto del messaggio stesso. L'estratto del messaggio non è infatti leggibile di per sé, ma può essere associato tramite strumenti informatici (funzioni di hash), soltanto al messaggio che lo ha generato, rendendolo così opponibile a terzi. Nel caso il messaggio originale non sia disponibile o sia stato alterato anche in minima parte, viene meno l'opponibilità dello stesso;

3. la Ricevuta Sintetica è simile alla ricevuta completa ma con la differenza che l’allegato contiene esclusivamente il file XML con i dati di certificazione descritti. Per destinatari di posta elettronica certificata in copia 'Cc' la notifica avviene sempre tramite una ricevuta sintetica con i soli dati di certificazione in allegato. La ricevuta sintetica può essere richiesta anche per i destinatari in TO; in questo caso, tuttavia, si perde la certificazione sul contenuto dell'invio e rimane solo la certificazione sull'oggetto, data e ora, mittente, destinatario. Il motivo di non allegare ad ogni tipo ricevuta il messaggio originale completo risiede nell’obiettivo di salvare spazio nella casella PEC, evitando di riempirla con messaggi potenzialmente molto onerosi e, nel caso di invii multipli, ridondanti.

Inviare un messaggio

Una volta terminata la composizione, e quindi compilati i campi obbligatori, è possibile inviare il messaggio mediante il bottone “Invia”.

Se non sono stati compilati i campi obbligatori, viene visualizzato un messaggio di errore e non effettuato l’invio. É possibile decidere di annullare la composizione, e quindi non effettuare l’invio, chiudendo il form (pulsante in alto a destra), o mediante il pulsante “Annulla”.

Archivio

Cos'è

L’Archivio consente di salvare automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e/o in uscita dalla casella. Questo consente di avere una copia del contenuto di tutti i messaggi in arrivo o in uscita dalla casella di posta selezionata.

In base alla dimensione della finestra la visualizzazione dell’archivio può essere:

1. a tre pannelli: è la vista più completa e quella alla quale si riferisce questa guida. In questa visualizzazione l’area centrale è divisa in tre pannelli verticali:

   • il primo pannello a sinistra contiene i parametri di ricerca impostati per la visualizzazione;
   • il secondo presenta l’elenco di messaggi che rispettano i filtri di ricerca visualizzabili nel pannello precedente;
   • il terzo pannello contiene il dettaglio del messaggio selezionato nell’elenco dei messaggi;

2. a due pannelli: sono presenti la sezione contenente l’elenco dei messaggi e quella del dettaglio. Rimane disponibile il menu mediante il quale accedere alle altre informazioni;

3. ad un pannello: viene visualizzato solo l’elenco dei messaggi, il quale, al momento della selezione di un messaggio, viene sostituito dal dettaglio del messaggio selezionato. L’elenco delle cartelle, le impostazioni e le informazioni sulla casella, sono accessibili mediante il pulsante menu.

Visualizzazione dei messaggi in archivio

Per verificare la presenza di un messaggio in archivio, Legalmail espone un’interfaccia simile a quella della Posta. L’area centrale viene quindi divisa in tre pannelli:

1. Pannello “Ricerca Messaggi”: in questo pannello è possibile impostare i filtri di ricerca per individuare i messaggi desiderati. Come impostazione iniziale è presente il filtro che visualizza i messaggi archiviati nell’ultimo mese. All’interno di questo pannello è presente il bottone “modifica ricerca”, il quale apre una finestra dal titolo “Cerca messaggi archiviati”, in cui è possibile gestire i vari filtri di ricerca per trovare velocemente i messaggi desiderati. In particolare, i campi da filtrare sono:
   • Mittente: è possibile inserire uno o più indirizzi di posta elettronica (anche solo la parte prima della @) da cui è stato inviato il messaggio, separati da una virgola. Nel secondo pannello verranno visualizzati solo i messaggi di tali mittenti;
   • Destinatario: è possibile inserire uno o più indirizzi di posta elettronica (anche solo la parte prima della @) a cui è stato inviato il messaggio, separati da una virgola. Nel secondo pannello verranno visualizzati solo i messaggi inviati a tali destinatari;
   • Oggetto: inserendo un’intera parola in questo campo, nel secondo pannello verranno visualizzati solo i messaggi che contengono tale parola nell’oggetto;
   • Message-ID: identificativo del messaggio presente nella busta di trasporto e nelle corrispondenti ricevute;
   • Contenuto: inserendo un’intera parola in questo campo, nel secondo pannello verranno visualizzati solo i messaggi che contengono tale parola nell’oggetto o nel corpo del messaggio;
   • Data: impostando una data iniziale e una finale, verranno mostrati, nel secondo pannello, solo i messaggi la cui data sia compresa nell’intervallo impostato.

All’interno della finestra di ricerca, il bottone “Annulla” chiude la finestra lasciando invariati i filtri, mentre “Cerca” chiude la finestra applicando i nuovi filtri.

I filtri appena impostati verranno elencati nel primo pannello in riquadri dotati di nome e valore del filtro. In questo modo mediante il bottone “X” sarà possibile eliminarli direttamente senza dover nuovamente aprire la finestra di ricerca.

2. Elenco messaggi filtrati: nel secondo pannello verranno visualizzati solo i messaggi che soddisfano i filtri di ricerca impostati. Le operazioni, che si possono effettuare su questi messaggi, sono presenti nella Barra delle Azioni, come nella sezione Posta.

3. Dettaglio messaggio: il terzo pannello contiene il dettaglio del messaggio selezionato nel secondo pannello. Tra i pulsanti posti sopra questo pannello, è possibile trovare il pulsante contrassegnato da due buste che consente di creare una copia del messaggio archiviato e inserirla in una cartella della casella. Nella testata del terzo pannello è presente il pulsante “Cerca” che ha le stesse funzionalità del link “modifica ricerca” presente nel primo pannello.

Gestione dello spazio di archiviazione

Il bottone “Gestione Spazio”, posto in basso a sinistra, apre la gestione dello spazio dell’archivio e consente di tenere sotto controllo la quantità di spazio di archiviazione occupato e, se necessario, di ampliarlo.

In particolare, viene visualizzato lo “Spazio attuale dell’archivio”: una barra che rappresenta graficamente lo spazio e, in percentuale, la quantità di spazio che è già stata occupata insieme ad un indicatore, a destra della barra, che indica la quantità totale di spazio disponibile (in GB).

Inoltre, la voce “Spazio rimanente” indica la precisa quantità di spazio di archiviazione ancora disponibile. Per aumentare lo spazio disponibile, è possibile operare sulla funzione di cancellazione messaggi:

• fare clic sul bottone “Seleziona un periodo di cancellazione” (il sistema visualizzerà i parametri del “Periodo di cancellazione”);
• scegliere il mese di inizio e quello di fine del lasso di tempo in cui si desidera cancellare i messaggi;
• cliccare sul bottone “Cancella”, per confermare la propria scelta, ribadendo la scelta nella finestra che si aprirà successivamente;
• cliccare su “Indietro” per non procedere con la cancellazione. Il bottone “Chiudi” e il bottone “x”, in alto a destra, chiudono la finestra “Gestione spazio archivio”.

È possibile anche acquistare più spazio di archiviazione.

Importazione messaggi in archivio

La funzione è attiva e disponibile per tutti coloro che dispongono del servizio di Archivio di sicurezza. Selezionando il Tab Archivio si ha a disposizione sul pannello a sinistra il tasto "Importa".

Selezionando la funzione di importazione si aprirà un form nel quale sarà possibile visualizzare gli import precedentemente effettuati.

Con un clic sul pulsante “Nuovo Import” è possibile indicare il periodo temporale dei messaggi da importare e la mail a cui far recapitare il messaggio di fine processo al termine dell’importazione.

Una volta inseriti i parametri è necessario cliccare sul tasto “Importa” ed al termine dell'elaborazione una mail confermerà l’esito.