PEC Amministratori Società: la guida sulle nuove regole sull’Obbligo del Domicilio Digitale

Che cosa cambia, chi è coinvolto, chi deve comunicarla, come fare. Gli obblighi, le scadenze e le sanzioni

Chi è coinvolto e cosa cambia

Dal 31 ottobre 2025 è in vigore una nuova disciplina che ridefinisce l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale (PEC) degli amministratori delle società al Registro delle Imprese. 

La modifica, introdotta dal Decreto?Legge 159/2025 (art. 13), ha rivisto il precedente disposto normativo, restringendo il perimetro dei soggetti obbligati.

In sostanza, l’obbligo adesso non riguarda più, come inizialmente previsto, tutti gli amministratori, l’intero consiglio o gli organi societari, ma solo le seguenti figure:

• Amministratore unico;
• Amministratore delegato;
• Presidente del Consiglio di Amministrazione (in assenza dell’amministratore delegato)

La norma si applica alle imprese costituite in forma societaria: società di capitali (es. SRL, SPA, SAPA, SRLS), società cooperative e società consortili.

Sono invece escluse dall’obbligo le società di persone (S.n.c., S.a.s.) e gli amministratori che rivestono cariche diverse da quelle sopra indicate (es. semplici consiglieri, presidenti di comitati, altri organi interni).

Inoltre, la norma precisa che il domicilio digitale dell’amministratore non può coincidere con quello già attribuito alla società. In tal senso, gli amministratori che ne siano ancora sprovvisti, dovranno provvedere ad avere una PEC o domicilio digitale che potranno attivare a questo indirizzo: Legalmail PEC o PEC Domicilio DIgitale Professionisti e Amministratori

Scadenza e Adempimenti: Cosa Fare ed Entro Quando

Chi deve comunicare subito

I soggetti che assumono la carica di Amministratore Unico, Amministratore Delegato o, in mancanza di questo, Presidente del CdA, al momento della nomina o della conferma devono indicare la propria PEC contestualmente alla domanda di iscrizione o variazione nel Registro delle Imprese. In assenza di PEC la domanda viene sospesa oppure rifiutata.

Chi deve provvedere entro il 31 dicembre 2025

Per le società già costituite e iscritte al Registro delle Imprese al 31 ottobre 2025, invece, gli amministratori titolari delle cariche sopra descritte dovranno comunicare il proprio domicilio digitale entro il 31 dicembre 2025.

Il mancato adempimento entro tale termine comporterà sanzioni amministrative, secondo quanto previsto dall’art. 13 comma 4 del DL 159/2025.

Ma perché questa norma? Finalità e contesto

L’obbligo di domicilio digitale (PEC) per imprese, liberi professionisti e, ora, amministratori di società rientra in un contesto di digitalizzazione della burocrazia e semplificazione, volto a garantire comunicazioni certe e tracciabili tra imprese e pubblica amministrazione o tra imprese e soggetti interessati.

L’estensione dell’obbligo di PEC anche agli amministratori individuali (ricordiamo introdotta con la legge di Bilancio 2025) era in realtà già prevista dal 1° gennaio 2025.
Il DL 159/2025 ha poi ridefinito con maggiore precisione quali amministratori sono effettivamente obbligati, evitando un obbligo generalizzato e potenzialmente eccessivo, e regolamentando meglio incompatibilità tra domicili digitali della società e degli amministratori.

Questa evoluzione normativa risponde all’esigenza di trasparenza, aggiornamento costante e certezza delle comunicazioni. In particolare, consente all’anagrafe camerale di avere indirizzi PEC personali di riferimento, utili per notifiche, comunicazioni ufficiali, interazioni con la PA, mutamenti societari, e così via.

Cosa significa per una società: esempi pratici

Analizziamo, adesso, caso per caso, gli esempi pratici di come adeguarsi alla norma in base alle diverse tipologie di società:

1. Società nuova costituzione

Quando si costituisce oggi una nuova società di capitali o cooperativa, nel modulo di iscrizione al Registro delle Imprese si dovrà indicare:

• l'indirizzo PEC della società;
• l'indirizzo PEC dell’amministratore unico oppure, se vi sono più cariche, quello di Amministratore Delegato o Presidente del CdA (se delegato assente).

Senza la PEC dell’amministratore indicato, l’istanza di iscrizione verrà sospesa o rifiutata.

2. Società già operativa al 31 ottobre 2025

Se la società (SRL, SPA, cooperativa, consortile) è già esistente e l’amministratore è in carica, allora entro il 31 dicembre 2025 va comunicata la sua PEC personale al Registro delle Imprese.

3. Società di persone o amministratori non soggetti

Nel caso di società di persone (S.n.c., S.a.s.) oppure in presenza di amministratori che ricoprono cariche diverse da amministratore unico / delegato / Presidente CdA, non sussiste l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale personale.

Cosa succede se non si adempie: Rischi e Sanzioni

La mancata comunicazione obbligatoria della PEC può comportare la sospensione o il rifiuto dell’iscrizione o della variazione nel Registro delle Imprese, se l’atto riguarda nomina o conferma dell’amministratore.
Nel caso di amministratori già in carica al 31 ottobre 2025, se la PEC non viene comunicata entro il termine del 31 dicembre 2025, possono applicarsi sanzioni amministrative previste dal DL 159/2025.

Le imprese e gli amministratori sono pertanto invitati a verificare la propria posizione e, ove necessario, regolarizzarla quanto prima.

Come comunicare la PEC: Modalità Operative

La comunicazione va effettuata al Registro delle Imprese competente (CCIAA) mediante la modulistica prevista per variazioni/denunce, oppure (in modo più semplice), attraverso il nostro servizio raggiungibile a questo link. 

Alcune Camere di Commercio indicano che la comunicazione della PEC, quando viene fatta separatamente (solo come aggiornamento domicilio digitale), non è soggetta ad imposta di bollo né a diritti di segreteria.
Se invece la PEC è comunicata contestualmente ad altri atti (es. atto costitutivo, nomina, variazione cariche), si applicano i diritti di segreteria e l’imposta di bollo previsti per l’atto principale.

Consigli pratici per chi deve adeguarsi

Di seguito elenchiamo i consigli pratici da seguire per adeguarsi correttamente alla norma:

1. Verificare la situazione societaria: Stabilire se la società è di capitali, cooperative o consortile, e se la carica ricoperta rientra tra quelle soggette all’obbligo.
   
   
2. Attivare una casella PEC personale valida: Se non si dispone già di una PEC, l’amministratore dovrà crearne una (attivabile anche a questo link: PEC Domicilio Digitale Professionisti e Amministratori), associandola al proprio codice fiscale.
   
   
3. Comunicare la PEC al Registro delle Imprese: Entro le scadenze previste, usando la modulistica corretta (per variazione o aggiornamento dati). In alternativa, in modo semplice e veloce attraverso il nostro servizio raggiungibile a questo link.
   
   
4. Evitare conflitti con la PEC della società: Verificare che l’indirizzo PEC non coincida con quello della società: devono essere distinti.
   
   
5. Documentare l’avvenuta comunicazione: Conservare copia della ricevuta telematica o del modulo inviato, per eventuali verifiche o controlli futuri.
   
   

E per le società di persone?

L’obbligo NON riguarda le società di persone (S.n.c., S.a.s.) né amministratori non inclusi tra quelli obbligati.

Risposte Sintetiche alle Domande più frequenti

Chi deve registrare la PEC?

Devono registrare la PEC gli amministratori che rivestono le cariche di amministratore unico, amministratore delegato o (in assenza di quest’ultimo) Presidente del Consiglio di Amministrazione, nelle società di capitali, cooperative e società consortili.

L’obbligo riguarda anche i consiglieri o altri amministratori?

No. Con la nuova normativa, l’obbligo non riguarda più tutti gli amministratori, ma solo le figure sopra indicate (amministratore unico, amministratore delegato o Presidente CdA). Gli altri – come consiglieri, membri di comitati, presidenti di comitati interni, etc. – ne sono esclusi.

Il domicilio digitale dell’amministratore può coincidere con quello della società?

No. La norma stabilisce che la PEC dell’amministratore non può coincidere con quella della società.

Entro quando va fatta la comunicazione?

Se la nomina / conferma è nuova: contestualmente alla domanda di iscrizione o variazione.
Se la carica era già in essere al 31 ottobre 2025: entro il 31 dicembre 2025.

In Conclusione: Qual è l’Impatto atteso?

L’introduzione di queste nuove regole rappresenta un passo importante verso una gestione più efficiente e trasparente delle comunicazioni societarie. La digitalizzazione dei contatti ufficiali,grazie alla PEC, favorisce rapidità, certezza giuridica e riduzione della burocrazia cartacea.

Allo stesso tempo, la norma cerca un bilanciamento: da un lato conferma l’obbligo di domicilio digitale per gli amministratori, ma dall’altro limita l’onere alle sole cariche apicali (amministratore unico, delegato o Presidente CdA), evitando un obbligo generalizzato per tutti gli amministratori o organi societari.

Per le imprese e i professionisti interessati, il messaggio è chiaro: verificare subito le proprie posizioni soprattutto se si è amministratori di società di capitali, cooperative o consortili e, se necessario, procedere con la comunicazione della PEC personale entro il 31 dicembre 2025.

Questo adempimento non è solo un obbligo normativo, ma rappresenta anche una tutela per la società e per l’amministratore, assicurando che le comunicazioni ufficiali siano recapitate in modo certo, tempestivo e legalmente riconosciuto.