PEC per Commercialisti

A partire dal 2009 (Legge 2/2009) per i professionisti iscritti a un Albo vige l'obbligo di dotarsi di PEC e comunicare l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata al proprio Ordine professionale.

I Commercialisti rientrano tra le categorie di lavoratori tenute ad attivare una propria casella di Posta Certificata per le comunicazioni e lo scambio di informazioni legate alla propria attività lavorativa.

Entriamo subito nel dettaglio della questione: in quali casi specifici i Commercialisti devono utilizzare la PEC? Vediamo di dare una risposta a questa domanda.

PEC per i Commercialisti: quando utilizzarla

Sono diverse le casistiche in cui il Commercialista deve necessariamente ricorrere ai messaggi via PEC. Ecco quelle principali:

• scambio di comunicazioni con Enti e Pubblica Amministrazione
• spedizione e ricezione di Fatture Elettroniche tramite SDI (Sistema di Interscambio)
• partecipazione a Concorsi Pubblici
• invio e ricezione di documenti importanti (come contratti, disdette) con Collaboratori, Associati, Colleghi, Aziende, Clienti
• gestione di tutte le comunicazioni ufficiali

Sanzioni per chi non comunica il Domicilio Digitale al proprio Ordine

Poiché dal 1° Ottobre 2020 è obbligatorio non solo essere in possesso di una PEC, ma anche comunicare il proprio domicilio digitale all’Ordine e/o Collegio di appartenenza, esistono delle rigide sanzioni per i Commercialisti e tutti i professionisti che non rispettino tale obbligo. In particolare, se non viene effettuata questa comunicazione, il professionista riceve dall'Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili una diffida affinché provveda a mettersi in regola entro massimo 30 giorni, pena la sospensione dall’albo.

ATTENZIONE: l'indirizzo trasmesso al Consiglio dell'Ordine di appartenenza è l'unico ad essere valido per le comunicazioni e i depositi telematici con validità legale, sebbene non esista nessuna norma che vieti il possesso di più indirizzi PEC.

Vantaggi della PEC per i Commercialisti

Al di là degli obblighi legati alla PEC per il Commercialista, va sottolineato che questa porta con sè numerosi vantaggi:

• Valore Legale: le comunicazioni via Posta Certificata sono opponibili a terzi e hanno data ed ora certa. Il contenuto quindi non può essere modificato e ha pieno valore legale
• Sicurezza: i messaggi PEC sono altamente sicuri e certificati, sia in fase di invio tramite ricevuta di accettazione, sia in fase di consegna tramite ricevuta di consegna. Inoltre tutti gli indirizzi PEC sono verificati per cui viene sempre garantita l'identità di chi invia e di chi riceve
• Risparmio di tempo: grazie alla PEC non si crea più la necessità di recarsi ad uno sportello perché qualsiasi comunicazione può essere gestita online, comodamente da casa e con qualsiasi dispositivo fisico
• Risparmio di carta: i messaggi elettronici non hanno bisogno di essere stampati e possono essere conservati digitalmente. Questo non solo impedisce uno spreco di carta ma fa anche sì che non si debbano più riempire scaffali e armadi per la conservazione dei documenti 
• Consegna immediata: la PEC ha lo stesso valore della Raccomandata A/R ma, a differenza di questa, la consegna è immediata dato che avviene nel momento stesso in cui il messaggio raggiunge il server della posta del destinatario
• Addio ai virus: la PEC è dotata di un sistema antivirus e antispam, attivo h24

Gestire la PEC dei clienti in sicurezza: Legalmail HUB

Legalmail PEC è un portale online sicuro, con pieno valore legale, che consente di attivare la PEC in pochi minuti.

Tra i servizi offerti, Legalmail HUB è senza dubbio quello più indicato per i Commercialisti che vogliano garantire un servizio di presidio PEC ai loro associati e clienti. Si tratta di una soluzione che permette di visualizzare, da un solo pannello di controllo, il traffico di più di 50 caselle di PEC contemporaneamente. Un sistema efficace per gestire tutte le caselle Legalmail dei clienti facilmente ed in sicurezza, e tramite il quale consultare rapidamente i vari messaggi (grazie ad appositi filtri).

Legalmail HUB garantisce inoltre la protezione assoluta della privacy dei titolari delle caselle e delle credenziali di accesso, che sono modificabili esclusivamente dai proprietari. Sempre all'interno dell'HUB è possibile attivare nuove caselle Legalmail e rinnovare simultaneamente l'HUB e le nuove caselle attivate nell'HUB.

PEC efficiente e con spazio a sufficienza: tutte le opzioni di Legalmail PEC

Una casella con tanto spazio a disposizione rende molto più facile e veloce il lavoro dei commercialisti, che non si trovano così costretti a dover continuamente svuotare la casella e possono quindi contare su una PEC molto più aderente alle proprie necessità. Proprio per questo Legalmail offre diverse soluzioni, alcune delle quali prevedono molto spazio interno alla casella e funzionalità avanzate.

Ecco quali sono nello specifico le tipologie di caselle PEC Legalmail:

• PEC Legalmail Standard, con 2 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso
• PEC Legalmail Bronze, con 5 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso
• PEC Legalmail Silver*, con 8 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso e con la funzionalità gratuita Gestione ordini NSO elettronici integrata
• PEC Legalmail Gold*, con 15 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso e con la funzionalità gratuita Gestione ordini NSO elettronici integrata

*Le opzioni Silver e Gold dispongono al loro interno anche di un servizio gratuito ed innovativo - "Leggi le Fatture BtoB" - che permette di identificare e visualizzare le fatture elettroniche ricevute via PEC direttamente nella propria casella Legalmail.

- INBOX E ARCHIVIO SICUREZZA

Con Legalmail è possibile potenziare ulteriormente le funzioni della propria casella, attraverso servizi aggiuntivi che garantiscono un utilizzo più sicuro e quasi senza limiti della PEC. I servizi aggiuntivi di cui parliamo consentono in particolare di:

• ampliare lo spazio di Inbox, Archivio Sicurezza, Conservazione a Norma (Upgrade PEC)
• trasferire un indirizzo di posta @legalmail con noi (Trasferimento PEC)
• rinnovare la PEC Legalmail (Rinnovo PEC)