PEC per Aziende

Tutte le Aziende italiane, a prescindere dal fatto che si tratti di piccole o grandi imprese, sono tenute a dotarsi di una PEC (Posta Elettronica Certificata) e di un Domicilio Digitale.

PEC e Aziende: quando è necessario utilizzarla

Le occasioni di utilizzo della Posta Elettronica Certificata per le realtà aziendali sono tante e tutte di elevata importanza. Ad esempio, la PEC è fondamentale per

• comunicare con la Pubblica Amministrazione ed Enti
• scambiare documenti come contratti e disdette con Clienti, Collaboratori ed altre Aziende
• inoltrare la domanda di partecipazione a Gare/Appalti/Bandi e ricevere comunicazioni ufficiali dall’Ente che bandisce la Gara
• spedire e ricevere Fatture Elettroniche a Clienti e Fornitori tramite SDI (Sistema di Interscambio)
• convocare Giunte, Assemblee e Consigli
• inviare gli Stipendi ai Dipendenti
• semplificare lo scambio di informazioni e gestire le comunicazioni ufficiali all'interno di reti di imprese o commerciali

Il tutto avviene in modo altamente sicuro e certificato. Infatti la PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, è opponibile a terzi (ad esempio in caso di diatribe) e ha data/ora certe.

SDI e Conservazione a Norma

Per quanto riguarda l'utilizzo della PEC per la trasmissione delle fatture elettroniche, il funzionamento è abbastanza semplice: il mittente invia in allegato la fattura al Sistema di Interscambio e, superati tutti i controlli, la fattura viene messa a disposizione del destinatario nell'area dedicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate (a cui si può accedere da "Fatture & Corrispettivi").

All'interno del portale ADE del Sistema di Interscambio sono disponibili anche le notifiche relative agli "esiti" (=i messaggi che il sistema emette quando processa le fatture elettroniche e le inoltra ai destinatari).

Dunque le fatture elettroniche e le comunicazioni del sistema di interscambio si trovano sia sul sito dell’Agenzia delle Entrate sia tra i messaggi PEC inviati/ricevuti.

Diventa così fondamentale che il processo di conservazione sia relativo non solo ai file delle fatture elettroniche ma anche ai relativi "esiti", in modo da avere sempre un resoconto completo del percorso di ciascuna fattura elettronica.

Le aziende che utilizzano la PEC senza intermediari hanno due possibilità:

1) conservare le fatture elettroniche e i relativi esiti accedendo ai file dalle PEC, tramite un software specifico che selezioni i file necessari

2) aderire al servizio di conservazione delle fatture elettroniche offerto gratuitamente dall’Agenzia delle entrate: è importante che l’adesione sia preventiva rispetto al transito delle fatture, perché - se non autorizzata - l’Agenzia non può detenere presso il SDI i "dati fattura" e quindi la descrizione della fattura, ma solo i "dati IVA" o dati numerici.

Obbligo di comunicare il Domicilio Digitale al Registro delle Imprese

Se già dal 2008 (Decreto-Legge 29 novembre 2008, n. 185) si era resa obbligatoria la comunicazione del proprio indirizzo PEC nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese delle nuove società, con il D.L. 16 luglio 2020 n. 76 (cosiddetto "Decreto Semplificazioni") tale obbligo è stato ulteriormente rafforzato. Infatti con il Decreto Semplificazioni è stato stabilito l'inasprimento delle sanzioni per coloro che non comunicano il proprio domicilio digitale al Registro Imprese. In particolare, la norma prevede che dal 1° ottobre 2020 tutte le imprese individuali e le società debbano obbligatoriamente comunicare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo casella PEC e il domicilio digitale. La mancata comunicazione comporta l'applicazioni di sanzioni severe sia per le società sia per le imprese individuali.

Come richiedere la PEC e dichiarare il proprio Domicilio Digitale al Registro Imprese

Legalmail PEC è un portale online sicuro, con pieno valore legale, che ti permette di attivare la PEC in pochi minuti e comunicare il Domicilio Digitale al Registro delle Imprese.

Offre diverse soluzioni in base alle esigenze della tua impresa:

• PEC Legalmail Standard, con 2 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso
• PEC Legalmail Bronze, con 5 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso
• PEC Legalmail Silver*, con 8 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso e con la funzionalità gratuita Gestione ordini NSO elettronici integrata
• PEC Legalmail Gold*, con 15 GB di Spazio ed Archivio di Sicurezza incluso e con la funzionalità gratuita Gestione ordini NSO elettronici integrata

*Le opzioni Silver e Gold dispongono al loro interno anche di un servizio gratuito ed innovativo - "Leggi le Fatture BtoB" - che permette di identificare e visualizzare le fatture elettroniche ricevute via PEC direttamente nella propria casella Legalmail.

Per la comunicazione della PEC al Registro delle Imprese puoi scegliere invece il Servizio apposito Comunica PEC.

Inoltre su Legalmail PEC puoi richiedere i servizi aggiuntivi per:

• ampliare lo spazio di Inbox, Archivio Sicurezza, Conservazione a Norma (Upgrade PEC)
• trasferire un indirizzo di posta @legalmail con noi (Trasferimento PEC)
• rinnovare la PEC Legalmail (Rinnovo PEC)