PEC aziendale: perché attivarla e quale scegliere

La PEC è obbligatoria per la maggior parte delle imprese italiane: ma come usarla? E quale scegliere per la propria attività?

Sono oltre 11 milioni gli indirizzi PEC attivi in Italia, e tra questi più di sei milioni e mezzo appartengono ad imprese e professionisti italiani. Secondo i dati forniti da ini-pec, l'indice nazionale degli indirizzi di Posta Elettronica Certificata di imprese e professionisti, alla fine del 2021 l’indice raccoglieva oltre 2 milioni di indirizzi PEC di professionisti e oltre 4 milioni e mezzo di indirizzi PEC di società o imprese individuali.

Più della metà delle PEC attive in Italia sono PEC aziendali: vediamo allora cos’è una PEC aziendale, quando e come usarla e quale scegliere per la propria attività.

Cos’è la PEC aziendale e perché attivarla

La Posta Elettronica Certificata (PEC) permette di inviare messaggi email che hanno lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. 

Ogni volta che si manda una PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta di invio ed una di ricezione del messaggio, che costituiscono prova legale dell’avvenuta trasmissione. Anche data e ora della trasmissione della PEC sono opponibili a terzi in caso di controversie, così come è possibile avere certezza di mittente e destinatario del messaggio. 

Quando si parla di comunicazioni ufficiali, in particolare tra cittadini e PA oppure tra aziende, è bene sapere che la PEC sostituisce in maniera perfettamente sicura ed efficace la raccomandata A/R. 

Rispetto alla via tradizionale, la PEC presenta una serie di vantaggi ormai piuttosto noti: è un’opzione più economica, più veloce, più comoda e molto spesso anche più sicura dell’alternativa tradizionale.  Tutti gli indirizzi PEC sono infatti certificati tramite firma digitale, che garantisce l’identità di mittente e destinatario di ogni trasmissione. 

In particolare quando si tratta di imprese - che hanno la necessità di comunicare per via ufficiale con dipendenti, fornitori e clienti - la PEC assume un ruolo centrale, e non soltanto perché è obbligatoria per alcune categorie di imprese, come vedremo in seguito.

Quando usare la PEC?

La PEC aziendale diventa particolarmente importante quando si tratta di inviare e ricevere comunicazioni in cui la data della trasmissione sia certificata: dall’invio di offerte economiche alla ricezione di avvisi e contratti, sono molte le circostanze in cui usare la PEC può essere un’opzione migliore rispetto all’invio di una tradizionale email o comunicazione scritta. 

Si può usare la PEC, per esempio:

• per partecipare a bandi e gare d’appalto;
• per l’invio di fatture elettroniche a fornitori e clienti;
• per convocare consigli di amministrazione, soci, assemblee.

In generale, è consigliabile usare la PEC ogniqualvolta vi sia la necessità di determinare univocamente il destinatario, il mittente e il momento della trasmissione del messaggio: si può quindi optare per la PEC anche per inviare gli stipendi o altre comunicazioni ai propri dipendenti, e per trattare in completa sicurezza i documenti riservati. 

La PEC va inoltre sempre utilizzata, laddove presente, per comunicare con la Pubblica Amministrazione. 

Obbligo PEC imprese e professionisti: per chi vale?

Per gli enti della Pubblica Amministrazione, infatti, vige l’obbligatorietà della PEC sin dal 2008. L’obbligo di dotarsi di PEC è subentrato l’anno successivo per i professionisti e nel 2011 per le aziende costituite prima del 2008, anno in cui è entrato in vigore il D.l. 185/2008 che disponeva l’obbligatorietà della PEC per alcune categorie.

Ad oggi, sono sottoposti all’obbligo di PEC:

• le Pubbliche Amministrazioni;
• i professionisti iscritti ad un albo;
• le imprese e le società;
• le ditte individuali.

Oltre al già citato D.L. 185/2008, i riferimenti normativi in materia di obbligatorietà della PEC per aziende sono contenuti nel D.L. 179/2012 e nel D.L. 76/2020.

Le sanzioni

Il D.L. 76/2020, il cosiddetto Decreto Semplificazioni, in particolare, aggiorna e definisce le sanzioni a carico dei professionisti e delle imprese che non comunichino il proprio domicilio digitale PEC rispettivamente all’ordine di appartenenza o al Registro delle Imprese.

Secondo quanto stabilito dall’Art. 37 del citato Decreto, in caso di mancata comunicazione di una casella PEC attiva i professionisti e le imprese sono soggetti ad una sanzione amministrativa e all’attribuzione, d’ufficio, di un nuovo domicilio digitale PEC.

Ma a quanto ammontano le multe per chi non comunica la PEC al Registro delle Imprese? Le cifre vanno dai 206 ai 2.064 euro per le società e dai 30 ai 1.548 euro per le imprese individuali. 

Per quanto riguarda i professionisti iscritti ad un albo, invece, l’Ordine deve provvedere ad una diffida da adempiere entro 30 giorni; in caso di mancata comunicazione della PEC nei termini stabiliti, il professionista può anche essere sospeso dall'Ordine fino alla comunicazione di un nuovo domicilio digitale. 

PEC aziendale: quale scegliere?

Sono attualmente 19 i gestori di PEC accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale. La diffusione dello strumento della PEC, sempre più utilizzato da imprese e professionisti ma anche da privati cittadini che scelgono la PEC per comunicare con la Pubblica Amministrazione, è stata sostenuta in particolare dal rapido processo di digitalizzazione che ha investito il Paese in seguito al configurarsi dello scenario pandemico da Covid-19.

Anche i lavoratori autonomi con partita IVA a regime forfettario, per cui non vige l’obbligo, sempre più spesso scelgono di dotarsi di una PEC aziendale. 

Ma una volta deciso di creare una PEC aziendale, quali sono le caratteristiche da ricercare in una casella PEC? Ecco alcuni degli aspetti da considerare per scegliere la PEC giusta:

• app per gestire la PEC da smartphone: una funzionalità estremamente comoda, specie per chi usa la PEC per lavoro, che permette di consultare ed inviare messaggi anche quando non si ha un pc a disposizione;
• dimensioni della casella PEC: soprattutto nel caso di professionisti che devono trasmettere via PEC grandi file, come architetti, ingegneri o videomaker, può essere decisivo acquistare una casella PEC dalle giuste dimensioni.
• notifiche via email o sms: una cosa da non sottovalutare è la possibilità di avere notifiche sulla propria email semplice, oppure tramite SMS, quando si riceve una PEC. 

Una volta che si sceglie di comunicare con la PA o con i propri clienti e lavoratori tramite PEC bisogna ricordarsi che, in forza del parallelo con la tradizionale Raccomandata A/R, il non leggere le email equivale a non ritirare la Raccomandata: ogni richiesta o scadenza in essa contenuta, che la leggiamo o no, farà fede dal momento del ricevimento. 

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