Casella PEC piena: come fare

Casella PEC piena: quanto spazio serve e come fare a archiviare i messaggi

Una casella PEC piena non può ricevere nuovi messaggi: chi tenterà di inviare una fattura o una comunicazione al titolare della PEC riceverà indietro un avviso di mancata consegna, e il destinatario potrebbe non avere mai notizia della comunicazione.

Non è un caso se il prezzo delle caselle PEC dipende in buona parte proprio dallo spazio di archiviazione messo a disposizione dai provider. I messaggi di posta elettronica certificata non soltanto hanno lo stesso valore legale di una Raccomandata A/R, ma vengono utilizzati per recapitare fatture e atti giudiziari, motivo per cui avere una casella PEC piena espone al rischio di perdere documenti e comunicazioni importanti.

Mancata consegna PEC per casella piena: i rischi

Quando una casella PEC è piena, i nuovi messaggi di posta in entrata non possono essere ricevuti: ciò significa che se qualcuno tenta di inviare una fattura o di notificare un atto a mezzo PEC riceverà indietro un avviso di mancata consegna, mentre il destinatario non avrà notizia del messaggio.

Generalmente, nel momento in cui la casella PEC risulta piena, il provider invia una notifica che informa dell’insufficienza di spazio a disposizione e quindi dell’impossibilità di ricevere nuovi messaggi di posta certificata.

Non avere spazio a disposizione nella casella PEC, però, può esporre ad alcuni rischi: la PEC infatti non è una qualsiasi casella email, e rendersi reperibili all’indirizzo PEC indicato non è poi così opzionale - specie per le categorie per cui vige l’obbligo di avere una PEC.

La PEC ha lo stesso valore legale della Raccomandata A/R, motivo per cui viene utilizzata per la notifica telematica di atti giudiziari e per l’invio di documenti ufficiali: come si legge in una vecchia sentenza della Corte di Cassazione, il titolare della PEC è responsabile della gestione della propria utenza, e ha il dovere di “attivarsi affinché messaggi possano essere regolarmente recapitati”. 

Casella PEC piena: la notifica è valida?

Secondo l’ordinanza della Cassazione dell’11 febbraio 2020 n. 3164, se una notifica via PEC di atti giudiziari non va a buon fine perché la casella PEC del destinatario è piena, l’avviso di mancata consegna PEC per casella piena può essere assunta a prova dell’avvenuta consegna.

Secondo l’orientamento predominante nel 2020, l’inadeguata gestione dello spazio di archiviazione della casella PEC poteva essere equiparata al rifiuto di ricevere l’atto da parte del destinatario. 

Ciò non significa che oggi la notifica PEC a una casella piena possa essere considerata come validamente consegnata: secondo l’orientamento giurisprudenziale più recente, anzi, i rischi sono anzi soprattutto a carico del mittente.

Con l’ordinanza n. 2193 del 24 gennaio 2023, la Cassazione ha infatti stabilito che in caso di casella PEC piena il notificante debba adoperarsi per notificare l’atto in altro modo, nello specifico ricorrendo all’indirizzo fisico del destinatario.

Come stabilito all’Articolo 3 del DPR 11 febbraio 2005, n. 68, infatti, il  documento  informatico trasmesso per via telematica “si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”. 

Casella PEC piena: come archiviare i messaggi

L’impossibilità di ricevere nuovi messaggi di Posta Elettronica Certificata espone comunque a tutti quei rischi connessi alla perdita di comunicazioni e avvisi da parte della Pubblica Amministrazione o dell’Agenzia delle Entrate. 

Avere sufficiente spazio nella casella PEC è di primaria importanza per le imprese e i professionisti per cui vige l’obbligo di iscrivere un Domicilio Digitale, cioè un indirizzo PEC, presso il Registro delle Imprese

La soluzione più immediata, quando si ha necessità di liberare spazio in una casella PEC piena, è quella di archiviare le PEC, cioè scaricare i messaggi di posta più pesanti, come quelli contenenti allegati molto voluminosi e conservarli su un supporto fisico, come un PC con backup.

Questa operazione consente di conservare in maniera ordinata la corrispondenza ricevuta senza gravare sulla capienza della casella PEC, ma non è sufficiente per la conservazione a norma, richiesta per esempio per i documenti e le scritture contabili.

Archiviare o conservare le PEC? Le differenze

Per alcuni documenti, la normativa italiana prevede la conservazione a norma per un periodo di 10 anni: questa indicazione è valida per le scritture e i documenti contabili ma anche, ai sensi dell’Articolo 2214 del Codice Civile, per “gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” dalle imprese.

In questo caso archiviare le PEC sul proprio PC non è sufficiente: è necessaria la conservazione a norma, cioè l’uso di un software specifico che consenta di preservare l’integrità, l’autenticità e l’immodificabilità delle PEC ricevute e inviate.

I gestori delle caselle PEC sono tenuti a conservare i file log delle comunicazioni via PEC per un periodo di 30 mesi, dopodiché la conservazione a norma può essere ottenuta tramite l’uso di appositi software, spesso forniti dagli stessi provider di PEC.

La differenza fondamentale tra i due modi di gestire le PEC è data dalla conservazione dei file di log delle corrispondenze, che provano le date di invio e ricezione e la validità delle firme elettroniche apposte: la conservazione a norma, in sostanza, permette di prolungare la validità legale delle comunicazioni anche dopo la scadenza dei certificati di firma.

PEC piena: quanto spazio serve?

Lo spazio di archiviazione a disposizione è una delle caratteristiche più importanti da considerare, quando si acquista una casella PEC: in base all’uso che si intende fare del proprio Domicilio Digitale, è buona abitudine fare una stima dello spazio necessario a contenere le nostre comunicazioni ufficiali.

Esistono caselle PEC che offrono 1 GB di spazio inbox, sufficiente per esempio per un cittadino che voglia usare la PEC per comunicare in maniera più efficiente con la PA, ma anche caselle con oltre 10 GB di Archivio di sicurezza, ideali nel caso di studi professionali e imprese che fanno un uso intenso della PEC.

Legalmail offre diversi piani PEC, che offrono spazio di archiviazione e servizi aggiuntivi in base alle esigenze di aziende e privati:

• Legalmail Standard: offre 2 GB totali, di cui 1 GB di Spazio Inbox, cioè per i messaggi in entrata e in uscita, e 1 GB di Archivio di sicurezza - adatti per privati e piccole imprese;
• Legalmail Bronze: la capienza totale è di 5 GB (2 Inbox e 3 GB di Archivio), include il backup e la notifica via SMS per i nuovi messaggi in casella;
• Legalmail Silver: pensata per imprese e professionisti che gestiscono grandi volumi di PEC, questa PEC offre 8 GB totali di spazio (2 GB Inbox e 6 GB di Archivio), permette di visualizzare le fatture elettroniche e include il servizio di invio e ricezione tramite SdI;
• Legalmail Gold: ideale per chi ha bisogno di grandi spazi di archiviazione, come gli studi legali e di architettura, questo piano PEC offre ben 18 GB di spazio, di cui 13 GB destinati ad archiviare in sicurezza le comunicazioni certificate.

Tutti i piani PEC di Legalmail, includono l’inoltro automatico dei messaggi su un’altra casella, per leggere le proprie PEC anche da Gmail, e la notifica via SMS per i nuovi messaggi ricevuti, per avere sempre sotto controllo le comunicazioni e il livello di spazio a disposizione nella casella PEC. 

 

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